Workflow d'achat

Ce n’est un secret pour personne que l’enseignement supérieur est truffé de méthodes de travail manuelles.

Qu’il s’agisse de services administratifs comme la comptabilité ou de services de première ligne comme l’aide financière, le papier demeure la méthode de communication et d’approbation pour de nombreux collèges.

Que se passe-t-il quand une université reste bloquée sur le papier ? Les processus prennent beaucoup de temps à approuver et les choses peuvent se perdre dans la traduction, ce qui coûte à une université des milliers de dollars en manque à gagner.

En mettant en œuvre une solution de flux de travail spécialement conçue pour les grandes entreprises, les collèges peuvent réduire les coûts administratifs et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Il en résulte un environnement universitaire qui se traduit par une plus grande productivité du personnel, plus de temps à consacrer aux initiatives stratégiques et de meilleurs flux de travail.

Comme « client » et « entreprise » ne sont pas des termes typiques de l’enseignement supérieur, le « client » dans cette industrie est l’étudiant. Le logiciel de flux de travail peut augmenter considérablement l’expérience de l’étudiant en permettant à l’équipe d’administration d’agir plus rapidement sur les processus d’affaires.

Vous trouverez ci-dessous trois façons d’améliorer les processus administratifs de votre collège à l’aide d’un logiciel de flux de travail :

Éliminez le gaspillage et réduisez les coûts en passant à la dématérialisation

La façon la plus évidente que le logiciel de flux de travail d’entreprise peut améliorer le travail administratif au niveau collégial est d’éliminer le papier.

Plus personne ne veut passer des heures à dactylographier, réviser, signer et attendre les approbations des autres intervenants.

La collecte et l’intégration des données se font souvent sur papier, ce qui signifie que les données sont sporadiques et non normalisées. Cela signifie que les données sont plus difficiles à collecter, à lire et à utiliser pour accélérer les processus métier tels que les formulaires, les approbations, etc.

Avec le logiciel de workflow, les données sont collectées et intégrées sur une plate-forme centrale. Le logiciel automatise également l’ensemble du processus, de sorte que tout se déroule en temps réel.

Pour réduire la quantité de papier utilisée dans tous ces processus, de plus en plus de collèges reconnaissent la puissance des logiciels de flux de travail d’entreprise. En numérisant les formulaires et en créant une plate-forme de stockage, le papier est complètement éliminé.

Le téléchargement numérique permet de remplir les formulaires plus facilement au moyen d’un système électronique. La création d’un système numérique permet d’accroître la sécurité grâce à la vérification des informations. L’information sur les élèves est automatiquement téléchargée dans le système documentaire, au lieu d’être enregistrée manuellement.

Tout cela se fait sans papier, ce qui permet de réduire efficacement l’excès de déchets. Le collège peut alors offrir une meilleure expérience aux étudiants en répondant à leurs demandes plus rapidement et plus efficacement, de manière à réduire les coûts et le temps qu’ils y consacrent.

C’est l’essentiel : L’élimination du papier élimine le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches, réduit les coûts puisque tout est numérique et le gaspillage excessif dû à l’utilisation de tonnes de papier.

Concentrez-vous davantage sur la stratégie et moins sur les détails, comme les échéances

Les collèges ont beaucoup de domaines qui nécessitent une gestion des processus. Du téléchargement de la documentation appropriée à l’approbation, de nombreux étudiants sont laissés en attente du prochain mot de leurs collèges tandis que les administrateurs sont submergés par le flot interminable de demandes.

Que ce soit dans le back-office ou le front office, de nombreux départements ont affaire à une technologie manuelle et dépassée qui entraîne des délais manqués, des retards de communication et une collaboration inefficace entre les campus qui cause du stress aux étudiants et au corps enseignant.

Heureusement, le logiciel de flux de travail résout ces problèmes courants du côté administratif. En mettant en œuvre un logiciel de flux de travail, les collèges peuvent se concentrer davantage sur la stratégie qui consiste à mieux travailler (ce qu’on appelle la gestion des processus opérationnels) et moins sur les petits détails qui peuvent être automatisés.

Le logiciel de flux de travail permet à un collège d’assigner des tâches à des personnes spécifiques et d’identifier les points à améliorer dans les processus brisés. Il crée également une méthode de travail chronologique qui a du sens pour les employés, en accélérant le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche.

Puisque le logiciel de workflow automatise et numérise les processus métier, les administrateurs peuvent utiliser ces données pour créer des workflows répétables pour d’autres fonctions. Cela crée une façon standardisée mais complète d’accomplir le travail dans l’ensemble du collège.

En couvrant les détails à l’aide d’un logiciel de flux de travail, les universités peuvent alors se concentrer sur la stratégie visant à atteindre leurs objectifs, au lieu de perdre leur temps dans les opérations quotidiennes.

Encouragez une culture de l’amélioration au sein du corps professoral.

De nos jours, les collèges consacrent beaucoup d’énergie au bon fonctionnement de leurs établissements.

Le plus souvent, le corps professoral universitaire est solide, selon la taille du collège. Plus l’université est grande, plus elle emploie de personnes pour gérer les processus d’affaires au quotidien. Plus de personnes signifie également plus de marge d’erreur, surtout s’il n’y a pas de processus de flux de travail centralisé en place.

Un collège qui utilise un logiciel de flux de travail automatise son processus de documentation, gère ses opérations quotidiennes avec plus d’efficacité et travaille mieux ensemble. Une fois la gestion des processus opérationnels en place, le corps professoral développe un œil sur les processus brisés.

Puisque les solutions de flux de travail augmentent la productivité du personnel et aident le corps professoral à offrir de meilleures expériences aux étudiants, l’environnement de travail subit également un lifting positif.

Votre personnel voudra fournir plus de rétroaction pour l’amélioration. Les voies de communication seront plus fréquentes étant donné la visibilité accrue au sein du corps professoral et des départements. Les initiatives inter-campus sont maintenant plus faciles à exécuter grâce à la gestion des processus.

C’est beaucoup plus agréable de travailler en tant qu’unité unifiée lorsque le personnel de votre collège est sur la même longueur d’onde. Le logiciel de flux de travail fait de cette méthode de travail rationalisée une réalité dans l’enseignement supérieur.